C
Capacidade real
Também chamado de tempo disponível, horas livres
Quantidade de tempo que sobra na semana depois de descontar trabalho, sono, deslocamento, refeições, cuidado com outras pessoas e obrigações fixas. É o número que define quanto plano cabe na semana — quase sempre menor do que a intuição sugere.
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Como fazer um planejamento semanal do zero · Como evitar uma agenda sobrecarregada
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Carga semanal · Margem de tempo
Carga semanal
Também chamado de volume da semana
Soma estimada do tempo de tudo o que você planejou para a semana. Quando a carga passa da capacidade real, o plano já nasce impossível, e o corte vai acontecer de qualquer forma — a diferença é se ele será feito por você, na sexta anterior, ou pelo cansaço, na quarta seguinte.
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Como evitar uma agenda sobrecarregada · Quanto tempo uma tarefa realmente leva
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Capacidade real · Sobrecarga de agenda
Checklist
Também chamado de lista de verificação
Lista curta e repetível usada para conferir se nada essencial ficou de fora de um processo que se repete. Difere da lista de tarefas porque não é sobre o que fazer hoje, e sim sobre o que sempre precisa ser verificado — por exemplo, na revisão semanal ou na saída para uma viagem.
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Compromisso fixo
Também chamado de âncora da semana, horário inegociável
Evento que não muda de lugar sem grande custo: turno de trabalho, aula, consulta marcada, horário da escola, plantão. São os primeiros itens a entrar no plano, porque definem onde existe espaço para todo o resto.
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Como fazer um planejamento semanal do zero · Planejamento semanal para quem trabalha fora
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Agenda · Capacidade real
Curva de energia
Também chamado de ritmo do dia, horário de pico
Padrão pessoal de disposição ao longo do dia, com períodos em que a concentração vem fácil e períodos em que qualquer tarefa complexa custa o dobro. Planejar contra a própria curva é a razão pela qual muita gente conclui que "não consegue se concentrar".
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Método de blocos de tempo: como montar a sua grade · Planejamento semanal para home office
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Janela de foco · Bloco de tempo
Custo de troca
Também chamado de troca de contexto, retomada
Tempo e atenção gastos para voltar ao ponto em que você estava depois de uma interrupção ou de uma mudança de assunto. Não aparece em nenhuma lista de tarefas, mas consome uma parte considerável dos dias fragmentados.
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Método de blocos de tempo: como montar a sua grade · Planejamento semanal para home office
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E
Escala de trabalho
Também chamado de turno, 12x36, 6x1
Regime em que os dias e horários de trabalho mudam de semana para semana, comum em saúde, segurança, indústria, transporte e comércio. Exige planejamento por ciclo de escala, e não por semana de calendário, porque a semana civil deixa de ser a unidade útil de repetição.
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Planejamento por escala: turnos, plantões e 12x36 · Blocos de tempo quando a rotina muda todo dia
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Compromisso fixo · Capacidade real
Estimativa de tempo
Também chamado de previsão de duração
Palpite sobre quanto uma tarefa vai levar, feito antes de começar. Estimativas tendem a considerar o cenário ideal e ignorar preparação, interrupção e finalização; por isso o registro do tempo real de algumas tarefas repetidas vale mais do que qualquer técnica de cálculo.
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Carga semanal · Margem de tempo
M
Margem de tempo
Também chamado de folga, buffer, gordura
Espaço vazio deixado de propósito entre compromissos e dentro dos blocos, para absorver atraso, deslocamento e imprevisto. Uma semana sem margem não é uma semana eficiente: é uma semana que quebra no primeiro atraso.
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Capacidade real · Sobrecarga de agenda
Matriz de urgência e importância
Também chamado de matriz de Eisenhower, quadrantes
Ferramenta de classificação que separa tarefas em quatro combinações de urgente e importante, para deixar visível o que só parece prioritário porque tem prazo curto. Ajuda a diagnosticar uma lista, mas não decide nada sozinha: a decisão continua sendo sua e depende do contexto da semana.
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Como distinguir urgente de importante na semana · Como definir três prioridades para a semana
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Prioridade · Prazo
Método pomodoro
Também chamado de ciclos de 25 minutos
Técnica de execução criada por Francesco Cirillo que divide o trabalho em ciclos curtos e cronometrados, separados por pausas. Organiza o tempo dentro de um bloco; não substitui o planejamento semanal, que decide o que entra no bloco.
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Organização semanal para estudantes · Método de blocos de tempo: como montar a sua grade
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Bloco de tempo · Janela de foco
Microtarefa
Também chamado de tarefa de dois minutos
Ação que se resolve em poucos minutos, como enviar um comprovante ou confirmar um horário. Em quantidade, microtarefas consomem uma parte enorme da semana e aparecem melhor agrupadas em um único bloco do que espalhadas pelo plano.
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Método de blocos de tempo: como montar a sua grade · Como evitar uma agenda sobrecarregada
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Agrupamento por contexto · Lista de tarefas
P
Pendência
Também chamado de item em aberto, aguardando resposta
Tarefa que começou e não terminou, muitas vezes porque depende de outra pessoa. Pendências precisam de registro próprio, com a data do último contato, ou voltam a aparecer como surpresa justamente quando o prazo aperta.
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Revisão semanal: fazer na sexta-feira ou no domingo? · O que vale registrar na revisão semanal
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Revisão semanal · Prazo
Planejamento semanal
Também chamado de plano da semana
Decisão antecipada sobre o que vai ocupar o seu tempo nos próximos sete dias, tomada a partir dos compromissos fixos, do tempo que sobra e do que é mais importante. A semana é a unidade prática porque é longa o suficiente para caber uma vida completa e curta o suficiente para ser revista.
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Capacidade real · Revisão semanal
Prazo
Também chamado de data de entrega, deadline
Data em que algo precisa estar pronto para quem recebe. Convém distinguir o prazo combinado, que é público, da sua data-alvo interna, colocada alguns dias antes para absorver revisão e imprevisto.
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Como recusar e renegociar compromissos sem queimar pontes · Organização semanal para estudantes
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Preparo em lote
Também chamado de batch cooking, pré-preparo
Adiantar em uma única sessão etapas que se repetem durante a semana: cozinhar grãos, porcionar proteínas, higienizar folhas, separar roupas. Concentra o esforço em um horário planejado e reduz a decisão diária sobre o que fazer para comer.
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Prioridade
Também chamado de o que vem primeiro
Aquilo que você decide fazer antes das outras coisas quando não dá para fazer tudo. Por definição, prioridade é escassa: se sete itens são prioritários, nenhum é, e a escolha acabará sendo feita pelo relógio.
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Como definir três prioridades para a semana · Como evitar uma agenda sobrecarregada
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Matriz de urgência e importância · Lista de espera
